Як підготувати трудову книжку до оцифрування: в ПФУ пояснили, як уникнути помилок

Пенсійний фонд закликав українців не поспішати з оцифруванням трудової книжки, а спершу підготувати її належним чином.

Оцифрування трудової книжки 2026 року — процес, що стосується багатьох українців. В ПФУ закликали не поспішати, незважаючи на дедлайн до 10 червня. А перед оцифруванням краще перевірити всі записи в трудовій. Фахівці пояснили, як правильно підготувати документи та подати їх онлайн. https://portal.pfu.gov.ua/

Лише після ретельної перевірки записів у своїй трудовій можна сканувати і завантажувати її на вебпортал Пенсійного фонду України.

Там наголошують, що попередній аудит документів допоможе уникнути помилок, які зазвичай впливають на підтвердження стажу та нарахування пенсії у майбутньому.

Що потрібно перевірити в трудовій книжці 

Передусім власникам трудових книжок слід звернути увагу на титульну сторінку документа:

- прізвище, ім’я та по батькові мають бути вказані повністю, без скорочень;

- у разі зміни прізвища попередній запис має бути акуратно закреслений, а новий — внесений із зазначенням підстави;

- повинні бути зазначені дата народження, підпис власника та відповідальної особи;

- обов’язкова наявність печатки підприємства або кадрової служби.

Також слід перевірити всі записи у розділі про трудову діяльність:

- дати прийняття на роботу та звільнення;

- повні назви підприємств і посад;

- номери та дати відповідних наказів;

- правильність формулювань згідно із законодавством;

- наявність печаток у записах про звільнення.

Якщо підприємство змінювало назву, це має бути окремо зафіксовано із зазначенням відповідного документа.

Які документи можна подати для оцифрування

Окрім трудової книжки, до електронної системи можна завантажити:

- документи про освіту;

- військовий квиток;

- свідоцтво про народження дитини (для підтвердження стажу догляду);

- трудові договори;

- довідки про стаж у разі відсутності трудової книжки.

Як подати документи онлайн — інструкція ПФУ

Щоб оцифрувати трудову книжку самостійно, потрібно зробити 4 важливих кроки:

- Авторизуватися на порталі ПФУ за допомогою електронного підпису.

- Обрати розділ "Відомості про трудові відносини".

- Заповнити необхідні дані та погодитися на обробку персональної інформації.

- Завантажити скан-копії документів і підписати заяву.

Зауважте, що подані файли мають бути чіткими, у форматах JPG або PDF, розміром до 1 МБ. Рекомендована якість сканування — 300 dpi.

Де переглянути електронну трудову книжку

Після обробки даних користувач може перевірити свою електронну трудову книжку в особистому кабінеті на порталі ПФУ або в мобільному застосунку фонду.

Україна поступово переходить на електронний облік трудової діяльності. На це відведено п’ять років — до 10 червня 2026 року, тому в ПФУ радять не відкладати оцифрування документів.

Коли дедлайн на оцифрування трудових книжок

Зауважимо, що термін для оцифрування трудової книжки спливає.10 червня 2026 року. все має бути внесено в базу ПФУ.

Як Фокус писав раніше, якщо ж вимогу буде проігноровано, існує реальна загроза втрати набутого страхового стажу, що вплине на право та розмір майбутніх пенсійних виплат. Адже електронна версія трудової книжки не тільки зберігає дані навіть у разі втрати або пошкодження паперової книжки, а й підтверджує стаж, набутий до 2004 року.

Раніше в ПФУ також надали пояснення, як підтвердити стаж, якщо трудова книжка лишилася на окупованій території України. https://focus.ua/.../695290-u-pfu-rozpovili-yak...

Як пояснили фахівці, стаж обчислюється за даними системи персоніфікованого обліку з 01 січня 2004 року. До 2004 року — за записами у трудовій книжці.

Асоціація платників податків України