27.04.2026 13:50
Як підготувати трудову книжку до оцифрування: в ПФУ пояснили, як уникнути помилок
Пенсійний фонд закликав українців не поспішати з оцифруванням трудової книжки, а спершу підготувати її належним чином.
Оцифрування трудової книжки 2026 року — процес, що стосується багатьох українців. В ПФУ закликали не поспішати, незважаючи на дедлайн до 10 червня. А перед оцифруванням краще перевірити всі записи в трудовій. Фахівці пояснили, як правильно підготувати документи та подати їх онлайн. https://portal.pfu.gov.ua/
Лише після ретельної перевірки записів у своїй трудовій можна сканувати і завантажувати її на вебпортал Пенсійного фонду України.
Там наголошують, що попередній аудит документів допоможе уникнути помилок, які зазвичай впливають на підтвердження стажу та нарахування пенсії у майбутньому.
Що потрібно перевірити в трудовій книжці
Передусім власникам трудових книжок слід звернути увагу на титульну сторінку документа:
- прізвище, ім’я та по батькові мають бути вказані повністю, без скорочень;
- у разі зміни прізвища попередній запис має бути акуратно закреслений, а новий — внесений із зазначенням підстави;
- повинні бути зазначені дата народження, підпис власника та відповідальної особи;
- обов’язкова наявність печатки підприємства або кадрової служби.
Також слід перевірити всі записи у розділі про трудову діяльність:
- дати прийняття на роботу та звільнення;
- повні назви підприємств і посад;
- номери та дати відповідних наказів;
- правильність формулювань згідно із законодавством;
- наявність печаток у записах про звільнення.
Якщо підприємство змінювало назву, це має бути окремо зафіксовано із зазначенням відповідного документа.
Які документи можна подати для оцифрування
Окрім трудової книжки, до електронної системи можна завантажити:
- документи про освіту;
- військовий квиток;
- свідоцтво про народження дитини (для підтвердження стажу догляду);
- трудові договори;
- довідки про стаж у разі відсутності трудової книжки.
Як подати документи онлайн — інструкція ПФУ
Щоб оцифрувати трудову книжку самостійно, потрібно зробити 4 важливих кроки:
- Авторизуватися на порталі ПФУ за допомогою електронного підпису.
- Обрати розділ "Відомості про трудові відносини".
- Заповнити необхідні дані та погодитися на обробку персональної інформації.
- Завантажити скан-копії документів і підписати заяву.
Зауважте, що подані файли мають бути чіткими, у форматах JPG або PDF, розміром до 1 МБ. Рекомендована якість сканування — 300 dpi.
Де переглянути електронну трудову книжку
Після обробки даних користувач може перевірити свою електронну трудову книжку в особистому кабінеті на порталі ПФУ або в мобільному застосунку фонду.
Україна поступово переходить на електронний облік трудової діяльності. На це відведено п’ять років — до 10 червня 2026 року, тому в ПФУ радять не відкладати оцифрування документів.
Коли дедлайн на оцифрування трудових книжок
Зауважимо, що термін для оцифрування трудової книжки спливає.10 червня 2026 року. все має бути внесено в базу ПФУ.
Як Фокус писав раніше, якщо ж вимогу буде проігноровано, існує реальна загроза втрати набутого страхового стажу, що вплине на право та розмір майбутніх пенсійних виплат. Адже електронна версія трудової книжки не тільки зберігає дані навіть у разі втрати або пошкодження паперової книжки, а й підтверджує стаж, набутий до 2004 року.
Раніше в ПФУ також надали пояснення, як підтвердити стаж, якщо трудова книжка лишилася на окупованій території України. https://focus.ua/.../695290-u-pfu-rozpovili-yak...
Як пояснили фахівці, стаж обчислюється за даними системи персоніфікованого обліку з 01 січня 2004 року. До 2004 року — за записами у трудовій книжці.
