Як відновити втрачені нотаріально посвідчені документи, що підтверджують право власності

Нерідко виникають ситуації, коли оригінали документів, що посвідчують право власності на нерухомість загублено, зіпсовано чи пошкоджено.

Втрата документів відбувається з різних причин. На жаль, особливо збільшилася кількість таких випадків через війну.

Відсутність правовстановлюючих документів на нерухоме майно може стати перешкодою у подальшому при вирішенні питань щодо володіння, користування та розпорядження майном.

Слід зазначити, що втрата документів, що посвідчують право власності на майно, не свідчить про втрату самого права власності на майно.

Документи можуть бути втрачені, пошкоджені, знищені, але чинним законодавством передбачена можливість відновлення документів, що посвідчують право власності на майно і у результаті, отримані дублікати документів матимуть таку ж юридичну силу, що й оригінали документів.

Статтею 53 Закону України «Про нотаріат» передбачено, що у разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування видається дублікат втраченого або зіпсованого документа.

Дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самоврядування, можуть бути видані за письмовою заявою правонаступників осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а дублікат іпотечного договору – в тому числі за письмовою заявою іпотекодержателя за іпотечним договором.

Дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самоврядування, можуть бути видані за письмовою заявою спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а також виконавця заповіту та на запит нотаріуса, яким заведено спадкову справу. У такому разі нотаріусу, крім свідоцтва про смерть таких осіб, подаються документи, що підтверджують родинні відносини (свідоцтво виконавця заповіту).

Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив чинність.

На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис.

Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається у справах державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву чи приватного нотаріуса.

Слід звернути увагу, що до передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат утраченого або зіпсованого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання.

Необхідно зазначити, що з метою недопущення юридичних маніпуляцій, які можуть завдати шкоди правам та свободам громадян, національній безпеці та правопорядку, відповідно до підпункту 15 пункту 1 постанови Кабінету Міністрів України від 28.02.2022 № 164 «Деякі питання нотаріату в умовах воєнного стану» діє заборона на вчинення нотаріальних дій нотаріусами, посадовими особами органів місцевого самоврядування, робоче місце (контора) яких розташовано в межах тимчасово окупованих російською федерацією територій, включених до переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих російською федерацією, затвердженого Міністерством розвитку громад та територій, для яких не визначена дата завершення тимчасової окупації.

У зв’язку з воєнним станом, бойовими діями та перебуванням окремих регіонів у тимчасовій окупації, більшість нотаріусів цих регіонів тимчасово зупинили нотаріальну діяльність, перебувають за кордоном або за межами цих адміністративно-територіальних одиниць, деякі перереєстрували свою нотаріальну діяльність в інших регіонах.

Також наказом Міністерства юстиції України надано можливість приватним нотаріусам, робоче місце (контора) яких розташовано в межах територій можливих / активних бойових дій / активних бойових дій, на яких функціонують державні електронні інформаційні ресурси, включених до Переліку, для яких не визначена дата припинення можливості бойових дій та дата завершення бойових дій, змінити адресу розташування робочого місця (контори) в межах відповідної області на строк дії воєнного стану та протягом шести місяців з дня його припинення або скасування з правом здійснювати свою діяльність у межах нотаріального округу, зазначеного у реєстраційному посвідченні про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності.

Окрім того, приватним нотаріусом залежно від безпекової ситуації також може бути прийнято рішення про переміщення документів нотаріального діловодства та архіву до окремого приміщення, розташованого на більш безпечній території України.

В умовах воєнного стану в разі виникнення загрози знищення чи пошкодження документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори, розташованої в межах територій можливих / активних бойових дій / активних бойових дій, на яких функціонують державні електронні інформаційні ресурси, включених до Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих російською федерацією, для яких не визначена дата завершення бойових дій та дата припинення можливості бойових дій, начальником територіального органу Міністерства юстиції України також приймається рішення про переміщення документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори у межах областей, на які поширюється компетенція територіального органу Міністерства юстиції України.

Тож, з огляду на зазначене, в кожному конкретному випадку для початку необхідно з’ясувати місце зберігання документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса або державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву.

У разі неможливості отримання дубліката документа через втрату доступу до документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса або державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву (наприклад, через окупацію території), особа має право звернутися до суду з позовом про визнання права власності на майно.

В Цивільному кодексі України вказане питання регламентовано статтею 392, згідно із якою власник майна може пред’явити позов про визнання його права власності, якщо це право оспорюється або не визнається іншою особою, а також у разі втрати ним документа, який засвідчує його право власності.

Інформація станом на 25.10.2025

Міністерство юстиції України