Витребування з іноземних держав документів про державну реєстрацію актів цивільного стану. Частина перша

Документи про народження, шлюб, розірвання шлюбу чи інші акти цивільного стану, які були зареєстровані за межами України, можуть знадобитися для оформлення спадщини, підтвердження родинних зв’язків, отримання соціальних виплат, набуття громадянства чи вирішення інших юридичних питань. Саме тому важливо розуміти процедуру витребування документів з іноземних держав.

Порядок витребування документів про державну реєстрацію актів цивільного стану визначається міжнародними договорами України, а також національним законодавством, зокрема Правилами державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, Інструкцією про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, затвердженою Міністерством юстиції України та Міністерством закордонних справ України.

До 31 грудня 2023 року значна частина таких запитів виконувалася на підставі Конвенції про правову допомогу та правові відносини в цивільних, сімейних та кримінальних справах 1993 року. Україна вийшла з Конвенції з огляду на повномасштабну війну, розв’язану РФ, та розрив відносин із державами СНД.  

Після припинення дії Конвенції для України правове регулювання міжнародного співробітництва у цій сфері змінилося.

Наразі укладено низку двосторонніх міжнародних договорів про правову допомогу. Їх тексти розміщені на офіційному сайті Верховної Ради України. 

Разом з тим Міністерство юстиції України провело консультації з окремими державами, які раніше співпрацювали з Україною в межах Конвенції. Досягнуто домовленостей щодо продовження надання правової допомоги в частині видачі документів про державну реєстрацію актів цивільного стану. Зокрема, така взаємодія здійснюється з Республікою Казахстан, Республікою Вірменія та низкою інших держав.

Водночас документи не витребовуються з Російської Федерації та Республіки Білорусь у зв’язку з припиненням дипломатичних відносин. Також не здійснюється витребування документів із самопроголошених утворень, зокрема Придністровської Молдавської Республіки, Південної Осетії та Абхазії.

Хто витребує документи

Відповідні повноваження покладені на:

• органи державної реєстрації актів цивільного стану;

• дипломатичні представництва та консульські установи України;

• Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України;

• представництва Міністерства закордонних справ України на території України.

Хто може звернутися

Право на витребування документів мають:

громадяни України;

іноземці;

особи без громадянства.

Громадяни України та особи без громадянства, які проживають в Україні, витребовують документи про реєстрацію актів цивільного стану, здійснену компетентними органами іноземних держав, через Міністерство закордонних справ України, якщо інший порядок не передбачений міжнародним договором.

Якщо між Україною та відповідною державою діє договір про правову допомогу, необхідно керуватися його положеннями. У деяких випадках міжнародні договори передбачають безпосередній обмін документами між компетентними органами двох держав, що дозволяє спростити процедуру та скоротити строки її виконання.

Які документи можна витребувати

Особа може витребувати:

документи щодо себе (свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені тощо);

документи щодо своїх родичів за наявності законних підстав для їх отримання.

Одеське міжрегіональне управління Міністерства юстиції України