Документи з реєстраційної справи щодо нерухомості. Як отримати?

Під час оформлення спадщини, вирішення майнових спорів, підготовки до судового розгляду або перевірки історії об’єкта нерухомості може виникнути потреба отримати документи з реєстраційної справи.

Розповідаємо, що входить до такої справи, де вона зберігається та яким є порядок доступу до її документів.

Відносини, що виникають у сфері державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, регулюються, зокрема, Законом України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» (далі — Закон).

Пунктами 1, 2, 8 частини першої статті 2 Закону передбачено, що державна реєстрація прав — це офіційне визнання і підтвердження державою фактів набуття, зміни або припинення речових прав на нерухоме майно, обтяжень таких прав шляхом внесення відповідних відомостей до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно (далі — Державний реєстр прав).

Державний реєстр прав — єдина державна інформаційна система, що забезпечує обробку, збереження та надання відомостей про зареєстровані речові права на нерухоме майно та їх обтяження.

Реєстраційна справа — сукупність документів, на підставі яких проведено реєстраційні дії, а також документів, сформованих у процесі проведення таких реєстраційних дій, що зберігаються у паперовій та електронній формах.

Реєстраційна справа включає заяви на проведення реєстраційних дій, документи, на підставі яких проведено реєстраційні дії, документи, сформовані за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру прав під час проведення таких реєстраційних дій, а також відомості з реєстрів (кадастрів), автоматизованих інформаційних систем, отримані державним реєстратором шляхом безпосереднього доступу до них чи в порядку інформаційної взаємодії таких систем з Державним реєстром прав, запити державного реєстратора та документи, отримані з паперових носіїв інформації, що містять відомості про зареєстровані речові права до 01.01.2013.

Реєстраційна справа ведеться в електронній формі та формується автоматично за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру прав. За результатами проведення кожної реєстраційної дії щодо об’єкта нерухомого майна до неї автоматично включаються заяви, сформовані або подані в електронній формі; електронні копії документів, на підставі яких проведено реєстраційні дії, поданих у паперовій формі; документи, на підставі яких проведено реєстраційні дії, подані в електронній формі; документи в електронній формі, сформовані за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру прав під час проведення таких реєстраційних дій.

Витребування (вилучення) реєстраційних справ або документів із них здійснюється виключно за судовим рішенням шляхом звернення до суб’єкта державної реєстрації прав, що забезпечує зберігання реєстраційних справ (ч. 6 статті 17 Закону).

Доступ до документів реєстраційної справи в електронній формі у випадку, передбаченому абзацом першим цього пункту, надає посадова особа зі зберігання реєстраційних справ відповідного суб’єкта, що забезпечує їх зберігання. Такі документи друкуються за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру прав із проставленням підпису посадової особи та печатки (за наявності) на кожній сторінці документа.

Якщо доступ до документів реєстраційної справи в електронній формі забезпечує посадова особа зі зберігання реєстраційних справ, яка не є державним реєстратором, на документах, роздрукованих за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру прав, проставляється печатка суб’єкта (за наявності), що забезпечує зберігання реєстраційних справ.

Відповідно до пункту 1 частини першої статті 9 Закону зберігання реєстраційних справ у паперовій формі здійснюється виключно виконавчими органами міських рад міст обласного та/або республіканського Автономної Республіки Крим значення, Київською та Севастопольською міськими, районними, районними у містах Києві та Севастополі державними адміністраціями за місцезнаходженням відповідного майна.

Матеріал підготувала Лариса Пироженко, головний спеціаліст відділу розгляду звернень та забезпечення діяльності Комісії з розгляду скарг у сфері державної реєстрації. 

Одеське міжрегіональне управління Міністерства юстиції України