Хто може подати документи для державної реєстрації?

Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» (далі – Закон) у ст.14 встановлено, що документи для державної реєстрації заявником можуть подаватися у паперовій формі (особисто чи поштовим відправленням) або в електронній формі (за наявності запровадження технічної можливості відповідної реєстрації).

Особа заявника визначається відповідно до п.8 ч.1 ст.1 Закону і залежить від виду реєстраційної дії, яку необхідно провести.

Проте, документи може також подати уповноважена особа заявника → представник.

Так, у разі подання документів представником додатково подається примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) документа, що засвідчує його повноваження.

Відповідний документ не подається якщо відомості про повноваження цього представника містяться в Єдиному державному реєстрі (наприклад у відомостях про керівника або осіб, які можуть вчиняти дії від імені особи).

В інших випадках, для цілей проведення реєстраційних дій документом, що засвідчує повноваження представника, може бути:

І. Документ, що підтверджує повноваження законного представника особи (наприклад, свідоцтво про народження дитини; рішення суду про усиновлення, про встановлення опіки над малолітньою чи недієздатною особою, тощо).

Звертаємо увагу, що адвокат в цьому випадку не є законним представником, оскільки його представництво щодо певної особи випливає не із закону, а із договору про надання правової допомоги чи ордеру.

ІІ. Нотаріально посвідчена довіреність.

Дійсність довіреності, нотаріально посвідченої відповідно до законодавства України, перевіряється за допомогою Єдиного реєстру довіреностей.

Законом України «Про нотаріат» у ст.40 визначено які довіреності прирівнюються до нотаріально посвідчених (наприклад посвідчені посадовою особою органу місцевого самоврядування, командирами військових частин), але при цьому вони також мають бути внесені до Єдиного реєстру довіреностей.

Виняток є для проведення реєстраційних дій щодо державного органу чи органу місцевого самоврядування.

В таких випадках довіреність може оформлюватися у простій письмовій формі.

Але це не стосується юридичних осіб, засновниками яких є державні органи чи органи місцевого самоврядування → для них діє вимога нотаріально посвідченої довіреності (державне підприємство, комунальна установа тощо).

ІІІ. Довіреність, видана відповідно до законодавства іноземної держави.

Відповідно до п.13,14 ч.1 ст.15 Закону:

- документи, видані відповідно до законодавства іноземної держави, повинні бути легалізовані (консульська легалізація чи проставлення апостиля) в установленому законодавством порядку, якщо інше не встановлено міжнародними договорами;

- документ, викладений іноземною мовою, повинен бути перекладений на державну мову із засвідченням вірності перекладу з однієї мови на іншу або підпису перекладача в установленому законодавством порядку.

Отже, довіреності з деяких країн можуть не передбачати їх легалізації чи навіть апостилювання, але при цьому обов’язково мають бути належним чином перекладені.

Також, будь-яка довіреність як українська так і іноземна мають містити відповідні повноваження для подання чи підписання документів представником.

IV. Рішення уповноваженого органу управління юридичної особи про призначення (обрання) керівника (у разі державної реєстрації змін у зв’язку з призначенням (обранням) керівника, за умови подання відповідної заяви ним особисто).

Нагадуємо, що за загальним правилом справжність підписів на рішенні уповноваженого органу управління про зміни нотаріально засвідчується з обов’язковим використанням спеціальних бланків нотаріальних документів (крім випадків визначених п.6 ч.1 ст.15 Закону).

Крім того, рішення уповноваженого органу управління (крім акціонерних товариств, об’єднань співвласників багатоквартирного будинку) щодо зміни керівника юридичної особи у випадках, коли для прийняття такого рішення достатньо голосів не більше 10 осіб, підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами, які голосували за таке рішення та кількості голосів яких достатньо для прийняття рішення, якщо інше не передбачено статутом юридичної особи.

Управління державної реєстрації Хмельницького МРУ Мін'юсту