Нотаріальне засвідчення копій документів: що варто знати?

У сучасних умовах активного документообігу нотаріально засвідчені копії документів або виписки з них є важливим інструментом підтвердження їх достовірності. Вони мають юридичну силу та широко використовуються у різних правових відносинах.

Хто має право засвідчувати копії документів?

Відповідно до законодавства, таку нотаріальну дію здійснюють не лише нотаріуси, а й посадові особи органів місцевого самоврядування та консульських установ України.

Основні умови засвідчення копій

Перед засвідченням обов’язково відбувається звірка копії з оригіналом документа. При цьому важливо, щоб:

- документ не суперечив закону;

- мав юридичне значення;

- засвідчення вірності копії не було заборонене законодавством.

Особливості, на які варто звернути увагу

Вірність копій документів, виданих юридичними особами, засвідчується за умови, що ці документи не суперечать закону, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.

Засвідчення копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів.

Вірність копії документа, виданого фізичною особою, засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису фізичної особи на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою відповідного органу місцевого самоврядування або за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування фізичної особи.

Не допускається засвідчення вірності копії документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо).

Чи можна засвідчити копію з копії?

Так, але лише у випадках, якщо:

• попередня копія вже нотаріально засвідчена; або
• вона видана юридичною особою, що видала оригінал документа. У такому разі копія документа має бути викладена на бланку цієї юридичної особи з прикладенням печатки (у разі наявності) і з відміткою про те, що оригінал документа міститься в справах юридичної особи, яка видала документ.

Що важливо при оформленні виписок ?

Якщо виготовляється виписка з багатосторінкового документа обов’язково відтворюється текст першої та останньої сторінок, які надають можливість ідентифікувати документ, вірність виписки з якого засвідчується.

Пам’ятайте: нотаріальне засвідчення вірності копій — це не формальність, а важлива юридична дія, яка гарантує їх правову значимість. Перед зверненням до нотаріуса, посадової особи органу місцевого самоврядування або консульської установи України варто переконатися, що документ відповідає вимогам законодавства і дійсно потребує засвідчення.

Асоціація платників податків України