Розповідаємо про правила оцифрування трудових книжок

Чому потрібно кілька разів перевірити трудову книжку на кожен запис? Щоб не втратити роки стажу.

Аудит трудової книжки
Перед оцифруванням документів про трудову діяльність важливо провести їх попередній аудит: уважно перевірити правильність заповнення, за потреби виправити виявлені помилки і лише після цього сканувати та завантажувати документи на вебпортал Пенсійного фонду України.

Як провести аудит трудової книжки
Аудит трудової книжки складається з наступних етапів:
- Перевіряємо правильність написання на першій сторінці трудової книжки наступних даних:
- Прізвище, ім’я та по батькові мають бути вказані повністю, без скорочення. При зміні прізвища колишнє прізвище (як правило, у жінок) має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове. На внутрішньому боці обкладинки обов’язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлено запис, його реквізити, номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.
- Дата народження.
- Підпис власника трудової книжки.
- Підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві.
- Наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), на якому заповнювалася трудова книжка.

Перевіряємо усі записи про прийняття/звільнення в розділі «Відомості про роботу»:
- У записах повинна зазначатися дата початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери і дати наказів про прийняття/звільнення.
- Якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру.
- Записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону. Записи про звільнення мають бути засвідчені печаткою.

Кому і коли слід оцифровувати трудову книжку
Оцифрування триває від 10 червня 2021 року і завершиться 10 червня 2026 року. Саме після цієї дати паперова книжка стане необовʼязковою для юридичних процедур, а всі кадрові процеси здійснюватимуться через електронний реєстр Пенсійного фонду. Тим, хто ще не подав дані, особливо майбутнім пенсіонерам (за два роки до досягнення пенсійного віку), варто поквапитися, адже оцифровані відомості пришвидшують нарахування пенсії.

Які дані підлягають оцифруванню
До електронної трудової книжки вносяться:
- всі сторінки паперової трудової книжки;
- документи про освіту;
- військовий квиток;
- свідоцтво про народження дитини (для жінок);
- довідки, виписки з наказів, відомості про зарплату, інші документи, що підтверджують трудовий чи страховий стаж, особливо якщо книжка втрачена.

Хто має подавати документи та як це зробити
Документи може подавати працівник особисто або роботодавець за згодою працівника.
Оцифрування здійснюється шляхом:
- сканування всіх заповнених сторінок книжки у кольорі, розміщення зображень у форматі .jpg або .pdf, розміром до 1 Мб для кожного файлу;
- завантаження сканкопій через особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду у розділі «Комунікації з ПФУ» — «Відомості про трудові відносини»;
- підтвердження відомостей електронним підписом або іншим способом ідентифікації (Bank ID, Дія.Підпис тощо).

Які ще документи потрібно подати для оцифрування трудової книжки
Крім самої трудової книжки, для оцифрування можна подати такі документи: документи про освіту, військовий квиток, свідоцтва про народження дітей (для жінок), трудові договори, довідки про роботу за відсутності трудової книжки.

Як перевірити, чи вже оцифровано вашу трудову книжку
Усю оцифровану інформацію можна перевірити через персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду України. Для входу необхідно:
- авторизуватися за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
- скористатися сервісом Bank ID, ID.GOV.UA або Дія.Підпис;
- увійти за логіном і паролем, створеним після особистої реєстрації.

Особливості відображення стажу до та після 2004 року
Дані про страховий стаж автоматично відображаються у особистому кабінеті тільки від 1 січня 2004 року, оскільки саме тоді набув чинності закон про обов’язкове пенсійне страхування. Відомості щодо попереднього трудового стажу необхідно додавати окремо через сканкопії підтверджувальних документів.

Чи потрібно зберігати паперову трудову книжку
До 10 червня 2026 року паперова трудова книжка ще слугуватиме важливим архівним документом. Після завершення терміну переходу її можна залишити вдома або вести паралельно — юридичної сили вона більше не матиме, але може бути корисною як доказ у особливих випадках чи як особиста пам’ять.

Як виправити помилки або додати відсутні дані
Всі зміни, коригування та доповнення можна подати повторно — як через власний кабінет працівника, так і через роботодавця. Важливо, щоб усі внесені зміни були підтверджені відсканованими оригіналами документів і засвідчені електронним підписом. Порядок подання і виправлення даних нещодавно був спрощений для підвищення точності і доступності електронних трудових книжок.

Якщо ви виявили неточності під час перевірки трудової книги, їх потрібно виправити до сканування. Помилки у ПІБ та даті народження виправляють за місцем останнього працевлаштування. Записи про роботу має коригувати роботодавець.

Асоціація платників податків України