Мін’юст оновив правила діловодства та архівного зберігання документів

Набрав чинності наказ Міністерства юстиції України від 16 березня 2026 року № 667/5 «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях та визнання таким, що втратив чинність, наказу Міністерства юстиції України від 07 вересня 2015 року № 1656/5».

Зміни стосуються порядку оформлення документів, проведення експертизи їх цінності, вилучення для знищення, а також доповнення складу документів тривалого зберігання. Окрему увагу приділено роботі з документами в умовах воєнного стану: визначено порядок поводження з документами та їх зберігання в умовах особливого періоду, включаючи питання їх переміщення, обліку та збереження.

Впроваджено новий розділ, присвячений діловодству в особливий період, що є критично важливим для суб'єктів у зонах ризику.

Нові вимоги до оформлення документів

Уточнено проставлення позначки «Копія». Тепер вона обов’язково розміщується на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа. Це уніфікує оформлення копій у різних установах та усуває практичні помилки через різночитання норм.

Актуалізація термінології

Змінено формулювання: замість «місцевих органів влади» тепер вживається термін «місцеві органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування». Це уточнення впорядковує коло суб’єктів, які формують та передають документи.

Оновлення процедур вилучення та знищення документів

Акти про вилучення для знищення документів відтепер формуватимуться на підставі номенклатур справ.

Передбачена додаткова довідка при знищенні фінансових документів, у якій зазначаються відомості про:

- відсутність податкових перевірок та фінконтролю;

- сплив мінімального строку зберігання;

- відсутність документів, важливих для відшкодування збитків від агресії рф;

- відсутність спорів і судових проваджень;

- відсутність документів, що підпадають під статті 39 і 39-2 ПКУ.

Це посилює контроль за знищенням важливих документів та запобігає втраті цінної інформації.

Доповнення переліку документів тривалого зберігання

До цього переліку додано нову категорію: персоніфіковані відомості про зарплату та інші виплати застрахованим особам.

Передача документів після реорганізації органів влади

Конкретизовано порядок передачі документів під час реорганізації територіальних органів міністерств та центральних органів влади, включно з випадками створення відокремлених підрозділів.

Поводження з документами в умовах особливого періоду

Правила доповнено новим розділом щодо поводження з документами в умовах особливого періоду. У ньому визначено порядок організації діловодства під час мобілізації та воєнного стану, передачі архівних документів, їх евакуації, фіксації пошкоджень, а також дій у разі втрати або викрадення документів.

Зокрема у ньому передбачено таке:

- керівник установи видає документ, що визначає порядок діловодства під час мобілізації, активних бойових дій, тимчасової окупації та демобілізації;

- документи з територій бойових дій або тимчасово окупованих передаються до архіву за місцем припинення установи або до органу вищого рівня в іншому регіоні;

- архівна установа повідомляє Державну архівну службу України про прийняття документів на зберігання, їхню кількість, дату і місцезнаходження, забезпечити збереження документів та недопущення витоку інформації про їхнє місцезнаходження (порядок евакуації, зберігання та знищення документів визначено окремим наказом Мін’юсту № 3194/5);

- після деокупації території спеціальна комісія оглядає приміщення, де зберігались документи, та фіксує пошкодження, втрати або знищення документів, проводить детальну фото- і відеофіксацію, складає акти разом із поліцією, ДСНС та місцевою владою;

- у разі викрадення або втрати архівних документів установи повідомляють про це Державній архівній службі, здійснюють заходи з фіксації втрат та, за можливості, відновлення документів.

Ці зміни спрямовані на забезпечення збереженості документів історичної, правової та доказової цінності у складних умовах воєнного часу.

Міністерство юстиції України