Засвідчення справжності підпису на документах: що варто знати

Процедура засвідчення справжності підпису має важливе значення для забезпечення юридичної достовірності документів. Вона гарантує, що підпис належить саме тій особі, яка заявляє про свою волю. Потреба засвідчення може виникнути, коли необхідно подати заяву, документи до установи, оформити дозвіл.

Така дія має чітко встановлені правила та обмеження, які варто знати.

Відповідно до cтатті 78 Закону України «Про нотаріат» засвідчують справжність підпису на документах, крім тих, які відповідно до закону або за вимогою сторін підлягають нотаріальному посвідченню:
- нотаріус;
- посадова особа органу місцевого самоврядування;
- посадова особа консульської установи України;
- начальник установи виконання покарань.

Документи, що необхідно надати для вчинення цієї нотаріальної дії:
- документ, на якому має бути засвідчено справжність підпису;
- паспорт громадянина України;
- реєстраційний номер облікової картки платника податків.

На документі може бути засвідчена справжність підпису особи, що підписалась за іншу особу, яка не могла це зробити власноручно внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин. У цьому випадку згідно з Порядком вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5 (далі – Порядок), у разі засвідчення справжності підпису саме нотаріусом, нотаріус установлює особу як того, хто підписався, так і того, за кого ця особа підписалася. Про причини, з яких фізична особа, заінтересована у вчиненні нотаріальної дії, не могла підписати документ, зазначається в посвідчувальному написі.

Зауважуємо, що вищезазначені уповноважені особи, засвідчуючи справжність підпису, не посвідчують факти, викладені у документі, а лише підтверджують, що підпис зроблено певною особою. За правдивість фактів, викладених у документі, відповідає особа, яка підписала цей документ.

Вони не можуть засвідчувати справжність підпису фізичної особи на документі, в якому стверджуються обставини, право посвідчення яких належить лише відповідному державному органу. Наприклад: час народження, шлюбу, смерті, наявність хвороби, інвалідності, права власності на майно тощо. Справжність підпису на такому документі може бути засвідчена у випадку, якщо документ призначений для подання до компетентних органів іншої держави.

Згідно з Порядком нотаріус засвідчує також справжність кваліфікованого електронного підпису, враховуючи положення порядку вчинення нотаріальних дій з використанням кваліфікованого електронного підпису чи печатки.

Інформація станом на 12.12.2025

Міністерство юстиції України