Електронна трудова - сучасний формат документа

Нагадуємо, що на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України працює дистанційний онлайн-сервіс - “Електронна трудова книжка” з функцію “Надання скан-копій трудової книжки”.

Відсканована трудова книжка може бути подана застрахованою особою через персональний кабінет або роботодавцем через кабінет страхувальника.

Щоб завантажити скан-копію трудової книжки необхідно увійти на вебпортал за посиланням (https://portal.pfu.gov.ua) за допомогою кваліфікованного електронного підпису (КЕП). Для юридичних осіб - це може бути КЕП керівника або електронна печатка.

Скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів, рекомендована роздільна здатність при скануванні - 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Після заповнення анкети та прикріплення скан-копій трудової книжки звернення передається для обробки спеціалістам територіальних органів Пенсійного фонду України в залежності від останнього місця роботи.

Якщо трудова книжка не відповідає загальним вимогам, то звернення відхиляється і в особистому кабінеті на вебпорталі можливо переглянути причину відхилення.

Також можна подати трудову книжку до оцифрування без обов’язкової наявності КЕПу ‒ шляхом звернення до будь-якого сервісного центру Пенсійного фонду України.

Нагадуємо, що відповідно до вимог законодавства страхувальники або застраховані особи мають час до 10 червня 2026 року, щоб передати дані з паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб.

Головне управління Пенсійного фонду України в Херсонській області