Оформлення документів без помилок: як правильно підготуватися до нотаріальної дії

Перед тим як звертатися до нотаріуса, варто переконатися, що всі документи, які подаються для вчинення нотаріальної дії, оформлені правильно. Це допоможе уникнути неприємних ситуацій, додаткових витрат часу та відмови у вчиненні нотаріальної дії.

Вимоги до документів визначені статтею 47 Закону України «Про нотаріат» та главою 8 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Мін’юсту № 296/5 від 22.02.2012.

Коли нотаріус не може прийняти документ?

Документ оформлено з порушеннями

Нотаріус не має права приймати документи, якщо вони:

• Не відповідають вимогам законодавства;
• містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи;
• написані олівцем;
• пошкоджені настільки, що текст неможливо прочитати.
  
  Документ має підчистки, дописки, закреслення або інші незастережені виправлення

Якщо в документі є поправки, вони обов’язково мають бути:

• засвідчені підписом посадової особи;
• скріплені печаткою установи;
• зроблені так, щоб видно було і помилковий, і виправлений текст.
  
  Документ складається двох і більше аркушів, але… 

— аркуші не з’єднані;

— не прошиті/скріплені у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності;

— не пронумеровані;

— немає підпису та печатки органу, який видав документ (якщо вона передбачена).

Виняток — документи, сформовані через державні реєстри. Їхній статус нотаріус перевіряє онлайн.

 Який повинен мати вигляд текст документів?

Текст має бути чітким, зрозумілим і без двозначностей.
Особливо важливо:

• дати у правочинах зазначаються словами хоча б один раз;
• назви юридичних осіб — повністю, без скорочень, із зазначенням коду ЄДРПОУ та їх місцезнаходження;
• ПІБ фізичних осіб та їхні дані — повністю, без скорочень;
• у передбачених законом випадках — із зазначенням дати народження.

 Спеціальні бланки нотаріальних документів

Нотаріус перевіряє справжність кожного аркуша документа, який викладений на спеціальних бланках нотаріальних документів та подається для вчинення нотаріальних дій, за допомогою Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів. 

До примірника документа, який зберігається у справах нотаріуса, долучається інформаційна довідка про таку перевірку.

Нотаріус не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вищезазначеним вимогам.

Як уникнути проблем? Простий чекліст

Перед візитом до нотаріуса переконайтеся, що:

• документ без пошкоджень і чітко читається;
• немає «ліворуч» внесених виправлень;
• усі аркуші з’єднані;
• ПІБ та дані вказані повністю;
• текст не містить скорочень чи двозначностей;
• усі виправлення правильно застережені;
• документ не написаний олівцем.

Правильно оформлені документи — це запорука швидкого та успішного отримання нотаріальної послуги. Більшість відмов, з якими стикаються громадяни, виникають через технічні помилки, неуважність або порушення вимог до форми документа. Завчасна перевірка, уважне ставлення до деталей і дотримання встановлених правил допоможуть зекономити час, уникнути непотрібних витрат та забезпечити легальність і достовірність ваших правочинів.

Юстиція працює для того, щоб кожен громадянин отримував необхідні послуги без бар’єрів та зайвих труднощів. Якщо документ у порядку — нотаріальна дія буде виконана швидко, безпечно та відповідно до закону.

Київське міжрегіональне управління Міністерства юстиції України