У сучасному світі документальна достовірність відіграє ключову роль у правових та ділових відносинах

Засвідчення копій документів і витягів із них, а також підтвердження справжності підписів – це гарантія правової чистоти й надійності. Як саме відбувається ця процедура, і на що варто звернути увагу?

Засвідчення копій документів та витягів: порядок та умови

Нотаріус може засвідчити копію документа або витяг із нього за усним зверненням заінтересованої особи. Перед цим він ретельно звіряє копію з оригіналом, щоб упевнитися в її достовірності. (стаття 75 Закону України «Про нотаріат», пункт 3 глави 7 розділу ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5 (далі - Порядок).

За законом, засвідчення копій можливе лише для документів, які:

• не суперечать чинному законодавству;
• мають юридичне значення;
• не підпадають під заборону на засвідчення їх копій.

Якщо документ було видано органами державної реєстрації актів цивільного стану (наприклад, свідоцтво про народження, шлюб чи смерть) і він має бути використаний за кордоном, спершу необхідно пройти процедуру легалізації (проставлення апостиля або консульської легалізації).

На вимогу фізичних або юридичних осіб, щодо яких вчинялася нотаріальна дія, нотаріуси мають право видавати копії документів, що зберігаються у справах державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву або приватного нотаріуса. Вірність таких копій засвідчується за правилами глави 7 розділу ІІ Порядку, з проставленням відмітки «Зі справ нотаріальної контори (архіву, приватного нотаріуса)».

Однак є винятки: засвідчення копій документів, на підставі яких видаються інші офіційні документи (наприклад, довідка про народження), не допускається.

Чи можна засвідчити копію з копії?

Так, але лише за певних умов. Якщо копія документа вже була засвідчена нотаріально або видана тією самою юридичною особою, що й оригінал, її можна офіційно завірити вдруге. У такому випадку вона має бути викладена на бланку юридичної особи з прикладенням печатки (у разі наявності) і з відміткою про те, що оригінал документа міститься в справах юридичної особи, яка видала документ.

Щодо судових рішень, їх копії можуть бути засвідчені нотаріусом за умови, що рішення набрало законної сили, а оригінал знаходиться у відповідному суді.

Що потрібно знати про засвідчення виписки з документа?

Виписка з документа – це частковий витяг інформації, що стосується конкретного питання. Засвідчення її вірності можливе, якщо вона відображає повний текст відповідної частини документа. Якщо документ містить кілька розділів, що не пов’язані між собою, можна зробити виписку тільки з конкретного розділу.

При оформленні виписки з багатосторінкового документа обов’язковим є відтворення першої та останньої сторінок, які дають змогу ідентифікувати документ. Фотокопія-витяг з багатосторінкового документа засвідчується за правилами засвідчення вірності копій з урахуванням положень, встановлених у підпункті 5.3 пункту 5 глави 7 розділу ІІ Порядку, із зазначенням відомостей про загальну кількість сторінок, що містить оригінал документа, та переліку сторінок, з яких виготовлена така фотокопія-витяг, у посвідчувальному написі.

Засвідчення справжності підпису: коли це необхідно?

Нотаріус може засвідчити справжність підпису на документах, що не підлягають обов’язковому нотаріальному посвідченню. Важливо розуміти, що така дія не підтверджує зміст документа – лише факт, що він підписаний конкретною особою.

Якщо особа через фізичні вади або хворобу не може власноруч підписати документ, це може зробити інша особа в її присутності. У такому випадку нотаріус встановлює особу як того, хто підписався, так і того, за кого це було зроблено, зазначаючи причини в посвідчувальному написі.

Однак є обмеження: нотаріус не може засвідчувати підпис на документах, що містять обставини, які можуть бути підтверджені виключно відповідним державним органом (наприклад, факт народження, смерті, право власності тощо).

Винятком є випадки, коли такі документи призначені для подання в компетентні органи іншої держави.

Засвідчення копій документів, витягів і справжності підписів – це важлива нотаріальна дія, яка забезпечує правову безпеку та достовірність інформації. Перш ніж звертатися до нотаріуса, варто пересвідчитися, що документ відповідає встановленим вимогам, а його засвідчення є необхідним у вашому конкретному випадку. Якщо ж виникають сумніви – звертайтеся до фахівців, які допоможуть розібратися у всіх юридичних нюансах.

#Південне міжрегіональне управління Міністерства юстиції /м. Одеса/