Центр надання адміністративних послуг

Відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників (далі - Інструкція) особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це роботодавцю за місцем останньої роботи.

Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення - в інші строки, власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом "Дублікат" в правому верхньому кутку першої сторінки.

Як виглядає отримання дубліката?

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена тощо), роботодавець за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї). При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться напис "Замість видано дублікат", а книжка повертається її власнику.

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то під час заповнення дубліката трудової книжки в розділ “Відомості про роботу” у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно: тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Що робити, якщо трудова книжка втрачена внаслідок війни?

Окремим випадком видачі дубліката трудової книжки є відсутність доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або проведення АТО на території, де працював працівник.

Так, відповідно до п. 5.6 Інструкції дублікат трудової книжки також може бути виданий за новим місцем роботи у зв’язку з відсутністю доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або проведення АТО на території, де працював працівник.

Дублікат видається на підставі заяви працівника та отриманої ним у письмовому вигляді інформації зі штабу з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації про виникнення надзвичайної ситуації або Антитерористичного центру при СБУ про проведення АТО на території, де працював працівник, що надається в довільній формі.

У разі відновлення доступу до трудової книжки записи з дубліката про періоди роботи переносяться до трудової книжки. При цьому на першій сторінці дубліката робиться напис “Дублікат анульовано”, посвідчується печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника та дублікат повертається його власнику.

Окрім того, враховуючи той факт, що Інструкція не містить окремих положень щодо відновлення трудових книжок, втрачених в зоні бойових дій під час воєнного стану, і якщо зібрати документи, необхідні для відновлення трудової книжки (видачі дублікату), через бойові дії неможливо, то під час працевлаштування таких осіб на нове місце роботи рекомендується керуватись положеннями п. 5.6 Інструкції, про які ми написали вище.

Додатково повідомляємо, що з 10 червня 2021 року в Україні діють електронні трудові книжки. Тому радимо зайти на Портал електронних послуг Пенсійного Фонду України https://portal.pfu.gov.ua і перевірити чи оцифрував роботодавець Вашу трудову книжку.

#Юридичний порадник для ВПО