Міжнародна правова допомога у сфері нотаріату: порядок і особливості

Коли виникає потреба оформити або використати документ за кордоном, важливо, щоб процедура була зрозумілою, доступною та відповідала принципам безбар’єрності — повазі до людини, прозорості та передбачуваності.

Міжнародна правова допомога у сфері нотаріату забезпечує взаємодію між державами під час вчинення нотаріальних дій та дає можливість використовувати документи за межами України. Вона здійснюється на підставі двосторонніх і багатосторонніх міжнародних договорів, а також принципу взаємності.

Порядок зносин, вимоги до доручень та особливості їх виконання визначаються положеннями відповідного міжнародного договору України. Заяви й застереження, висловлені державами під час ратифікації чи приєднання, застосовуються як невід’ємна частина договору.

Якщо міжнародним договором передбачено інші правила щодо нотаріальних дій, ніж ті, що містить законодавство України, застосовуються положення міжнародного договору. Якщо договір покладає на нотаріусів здійснення дій, не передбачених національним законодавством, такі дії виконуються в порядку, встановленому Міністерством юстиції України.

Перелік міжнародних договорів розміщений на сайті Міністерства юстиції України:

https://minjust.gov.ua/international_legal_cooperation_in...

Документи, складені за кордоном або видані іноземними органами, приймаються нотаріусами за умови їх легалізації Міністерством закордонних справ України. Без легалізації такі документи можуть прийматися у випадках, передбачених законодавством України або міжнародними договорами. Це забезпечує передбачуваність процедур і рівний доступ для всіх заявників.

Основні напрями міжнародного співробітництва у сфері нотаріату

1. Легалізація документів

Легалізація підтверджує дійсність документа для його офіційного використання в іншій державі. Процедура може здійснюватися у формі консульської легалізації або апостиля та відповідає принципам безбар’єрності завдяки зрозумілим і передбачуваним діям.

Консульська легалізація (застосовується до документів держав, які не приєдналися до Гаазької конвенції 1961 року та не мають з країною використання договорів про взаємне визнання документів):

*засвідчення документа компетентним органом країни видачі;

*засвідчення в консульській установі держави використання;

*переклад і його нотаріальне засвідчення.

Апостиль (спрощена процедура між державами — учасницями Конвенції):

· підтверджує справжність підпису й печатки;

· проставляється органом країни видачі;

· визнається без додаткових підтверджень;

· може потребувати перекладу.

2. Засвідчення вірності перекладу

Після легалізації або апостиля документ часто потребує перекладу на мову держави подання. Переклад забезпечує інформаційну доступність і повинен бути нотаріально посвідчений. У деяких країнах переклад також апостилюється або додатково засвідчується.

3. Засвідчення справжності підпису

Нотаріус або консульська установа за кордоном може підтвердити автентичність підпису на документах, що подаються до іноземних органів. Текст документа може бути складений мовою держави використання або посвідчення, за умови подальшого перекладу. Це забезпечує доступність послуги незалежно від місця перебування особи.

4. Посвідчення довіреностей

Довіреність посвідчується за законодавством держави, у якій вона видана, і може бути використана за кордоном за умови її легалізації або апостилювання (якщо це передбачено міжнародними договорами). Особа може звернутися для посвідчення довіреності до місцевого іноземного нотаріуса або до консульської установи України.

Документ може бути складений мовою держави використання або посвідчення, але з умовою подальшого перекладу.

5. Надання правової допомоги

Нотаріуси можуть витребувати від іноземних компетентних органів інформацію, необхідну для вчинення нотаріальної дії.

Найчастіше запити стосуються:

* наявності чи відсутності спадкової справи;

* факту реєстрації шлюбу;

* наявності заповіту.

Чіткий порядок подання запитів забезпечує рівний доступ до послуги, у тому числі для осіб за кордоном, військовослужбовців та людей з обмеженими мобільними можливостями.

Міжнародне співробітництво у сфері нотаріату спрямоване на спрощення процедур, цифровізацію взаємодії та створення зручних, зрозумілих і доступних механізмів відповідно до принципів безбар’єрності.

Південне міжрегіональне управління Міністерства юстиції /м. Одеса/