Скільки зберігати первинні документи самозайнятим особам

1. Основа ведення обліку доходів, витрат та інших показників для оподаткування – первинні документи, регістри бухобліку, фінансова звітність та інша пов'язана інформація. (п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу України (далі – ПКУ)).

Під час проведення перевірки органами податкової служби платники мають надати усі документи, що стосуються предмета перевірки (п. 85.2 ст. 85 ПКУ).

2. Загальні строки зберігання документів:

1095 днів (3 роки):

• для більшості документів, які не підпадають під інші, довші терміни;

• для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства (наприклад, дозвільні документи) (п.п. 44.3.3, 44.3.4 ст. 44 ПКУ).

1825 днів (5 років):

• для первинних документів, регістрів бухобліку, фінансової звітності та інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів. Це стосується осіб, які виплачували доходи нерезидентам (п.п. 44.3.2 ст. 44, п. 133.1.4 ст. 133 ПКУ).

2555 днів (7 років):

для документів щодо трансфертного ціноутворення (ст. 39 ПКУ), контрольованих іноземних компаній (ст. 39 прим. 2 ПКУ) та оподаткування нерезидентів за п. 141.4 ст. 141 ПКУ (п.п. 44.3.1 ст. 44 ПКУ).

3. Як рахувати строк зберігання:

з дня подання звітності:

якщо документи використовувалися для складання податкової чи іншої звітності.

з граничного строку подання звітності:

якщо звітність не подавалася.

з дня здійснення операції:

для документів, пов'язаних з іншим законодавством (наприклад, договори, акти).

з дня завершення дії: для дозвільних документів (п.п. 44.3.4 ст. 44 ПКУ).

4. Особливості під час ліквідації:

У разі припинення діяльності самозайнятої особи документи за період не менше 1825 днів (5 років) (або 2555 днів для особливих випадків) перед датою ліквідації передаються до архіву (п.п. 44.3.4 ст. 44 ПКУ).

5. Що робити, якщо перевірок не було?

Строки зберігання можуть продовжуватися! Це відбувається на період зупинення відліку строку давності для перевірок (п.п. 44.3.4 ст. 44, п. 102.3 ст. 102 ПКУ).

На період воєнного стану: відлік строку давності для деяких податкових перевірок зупинено (п.п. 69.36 п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ).

Отже, навіть якщо органи ДПС не проводили перевірку (і минуло понад 5 років), первинні документи потрібно зберігати. Адже обов'язок надати їх виникає після початку перевірки.

Детально: https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=42416.

#ДПС у Херсонській області, Автономній Республіці Крим та м.Севастополі