Поновлення актового запису цивільного стану: поради та правові орієнтири

Поновлення актових записів цивільного стану – досить частий запит від громадян, актуальність якому додає воєнна агресія з боку росії. Адже через неї багато громадян втрачають документи: гублять, коли доводиться вимушено та екстрено евакуйовуватися (зокрема з тимчасово окупованих територій) або ж вони зникають під час руйнацій домівок. Так виникає ситуація, коли неможливо отримати повторні документи, що засвідчують важливі події — народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені чи смерть. Причиною цьому є відсутність доступу до архівів на окупованих землях, де зберігаються оригінали актових записів, а також відсутність даних про ці записи у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян.

Хто має право на подання заяви про поновлення актового запису цивільного стану?

Заява про поновлення актового запису цивільного стану приймається фахівцями юстиції лише від визначеного кола осіб. Тому звернутися до органів може:

• особа, щодо якої було складено актовий запис;
• один з батьків неповнолітнього (малолітнього);
• піклувальник неповнолітнього та опікун малолітнього;
• опікун недієздатної особи;
• спадкоємець померлого;
• представник органу опіки та піклування під час здійснення повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви.

Які органи можуть поновити актовий запис цивільного стану?

Підтверджена документально відсутність актового запису цивільного стану є підставою для його поновлення. Відповідна заява подається до органу державної реєстрації актів цивільного стану (далі-ДРАЦС) за місцем проживання заявника, а поновлення актового запису проводиться за місцем його первинного складення.

У разі якщо витребувати документи про державну реєстрацію актів цивільного стану від компетентних органів іноземної держави неможливо, то поновлення актового запису цивільного стану проводиться відповідним органом ДРАЦС за місцем проживання заявника.

Коли ж втрачено актовий запис цивільного стану, складений компетентним органом іноземної держави, з якою Україною не укладено договору про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, або якщо законодавством іноземної держави встановлено інший порядок поновлення, відмінний від передбаченого законодавством України, поновлення відбувається відділом ДРАЦС за місцем проживання заявника. Про це повідомляється компетентному органу іноземної держави.

Варто зазначити, що в умовах воєнного стану заяву про поновлення актового запису цивільного стану можна подати до будь-якого відділу ДРАЦС, розташованого на підконтрольній українській владі території.

Разом з тим, звертатися за поновленням актового запису можна також до ЦНАПу та до українського консульства чи посольства.

З якими документами необхідно звертатися за поновленням актового запису цивільного стану?

Звернення громадян про поновлення актового запису цивільного стану має супроводжуватися належним пакетом документів, тому разом із заявою необхідно буде подати:

• паспорт громадянина України, паспортний документ іноземця або документ, що посвідчує особу без громадянства заявника;
• архівна довідка, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві та Севастополі, якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державного архіву;
• документи (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення актового запису цивільного стану;
• свідоцтво про державну реєстрацію актів цивільного стану (про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу тощо);
• інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.

Якщо з огляду на тимчасову окупацію окремих територій України неможливо отримати копії актових записів цивільного стану або підтвердження їх відповідності даним, що містяться у Державному реєстрі, факт реєстрації може бути засвідчено виданими раніше свідоцтвами або витягами з Реєстру. За умови, що зазначені документи не мають виправлень без належного підтвердження, сторонніх записів або ознак підроблення, вони визнаються чинними доказами державної реєстрації.

Строки розгляду заяви

Заява про поновлення актового запису цивільного стану розглядається відділом державної реєстрації актів цивільного стану протягом терміну, що не перевищує 3 місяців з моменту її подання.

У разі наявності обґрунтованих причин цей строк може бути продовжений — за умови письмового погодження керівника відповідного відділу реєстрації — але не більше ніж ще на 3 місяці.

Якщо заява подається до дипломатичної або консульської установи України за кордоном, розгляд здійснюється у термін до 6 місяців з дати її отримання.

#Східне міжрегіональне управління Міністерства юстиції